Nouvelle-Aquitaine

L'identitovigilance au cœur de la sécurité des soins

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Identitovigilance : elle définit les règles à appliquer pour limiter les risques liés à l’identification différente d’un même usager dans les méandres de son parcours de santé.
Il est essentiel, pour la qualité et la sécurité des soins, qu’un patient soit identifié de la même façon par tous les professionnels qui le prennent en charge et partagent les informations médicales qui le concernent.
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L’identitovigilance est un préalable essentiel à la qualité et la sécurité des soins.

Entre l’identité officielle de l’état civil, celle employée dans la vie de tous les jours et celle qui figure sur les documents d’assurance maladie, il y a parfois des différences qui expliquent qu’un même patient puisse être identifié différemment par chacun des multiples acteurs de son parcours de santé.

Faute d’appliquer des règles communes d’identification, il est impossible de garantir la qualité des informations médicales partagées sur le patient ni, par conséquent, la sécurité de sa prise en charge.

Le patient, acteur de sa sécurité

Le patient, sa famille ou sa personne de confiance, sont les premiers concernés par l’identitovigilance. Acteur de sa sécurité, l’usager du système de santé doit veiller à fournir les bons éléments d’identification aux professionnels de santé qu’il rencontre (cf. Quels sont les caractéristiques d’une identité ?). Il lui appartient aussi de contrôler qu’il est identifié de la même façon dans toutes les structures de santé où il est enregistré.

L’usurpation d’identité (présentation de la carte Vitale d’une autre personne pour bénéficier de ses droits, par exemple) fait courir des risques à la fois :

  • à la personne soignée (le professionnel de santé ne dispose pas des bons éléments pour le soigner) ;
  • à la personne dont l’identité a été usurpée (de nouveaux éléments seront inscrits dans son dossier qui ne correspondent pas à sa situation médicale et peuvent s’avérer dangereux à l’occasion d’une prise en charge ultérieure).

Les professionnels de santé

Pour sécuriser le partage des informations de santé entre eux, il faut que les professionnels de santé emploient des règles d’identification communes.

Ces règles sont formalisées dans le référentiel régional de bonne pratique en matière d’identitovigilance et dans les chartes et procédures d’identitovigilance des établissements.

Les professionnels doivent aussi veiller d’utiliser le bon dossier patient avant toute décision, inscription de données ou tout acte de soin le concernant.

Les éléments qui caractérisent une identité sont appelés des « traits ». Dans le cadre de l’identitovigilance, on distingue essentiellement :

  • les traits stricts dont le recueil est obligatoire ; il s’agit des éléments déclarés à l’état civil lors de la naissance d’une personne : nom de famille (appelé aussi : nom de naissance), date de naissance, sexe, premier prénom de l’état civil, lieu de naissance (commune, département et/ou pays) ;
  • les traits étendus, à enregistrer en plus des traits stricts lorsqu’ils existent : autres prénoms de naissance, éléments d’identité utilisés dans la vie courante comme le nom d’usage (nom marital), prénom d’usage, le numéro de sécurité sociale…

D’autres traits, appelés « complémentaires », peuvent être utiles aux professionnels pour distinguer – ou au contraire rapprocher – deux identités partageant plusieurs traits communs. Il peut s’agir d’une adresse, d’un numéro de téléphone, d’un résultat d’examen…

Correction des données enregistrées dans une structure de santé

En cas de désaccord avec les traits d’identité enregistrés par une structure de santé, il appartient à l’usager d’exercer son droit d’accès et de rectification auprès de la structure, sous réserve de respecter les règles applicables en matière d’identitovigilance.

Il est essentiel de maîtriser la qualité des traits d’identification enregistrés dans les bases de données de santé.

L’identité ne pourra être certifiée que lorsqu’elle a été relevée à partir des documents officiels suivants :

  • la carte nationale d’identité (CNI) ;
  • le passeport ;
  • le titre de séjour ;
  • l’acte de naissance (pour les nouveaux nés) ;

Les autres documents (livret de famille, permis de conduire, carte de travail…) ne sont pas suffisants, à eux seuls, pour garantir la fiabilité de l’identité d’un usager.

Correction des papiers d’identité

En cas de désaccord avec les traits portés par une pièce officielle d’identité, il appartient à l’usager de la faire mettre à jour par l’autorité administrative chargée de délivrer le document (mairie, hôtel de police…), sous réserve de respecter la réglementation applicable en matière d’état civil. Pour exemple : il est possible d’officialiser l’utilisation d’un nom ou d’un prénom d’usage et de le(s) faire inscrire sur la carte nationale d’identité.

A défaut de présentation de pièces d’identité valides, l’identité ne peut être considérée que « provisoire » en attendant la production de document(s) officiel(s).

Attention : la carte Vitale n’est pas un document d’identité officiel ! Elle peut être à l’origine d’erreurs d’identification.

Doublons de dossiers

L’identification différente d’un même patient à l’occasion de ses contacts avec les professionnels de santé peut multiplier le nombre de dossiers qui le concernent sans qu’aucun lien ne soit fait entre ceux-ci. Il y a donc un risque d’être mal pris en charge par défaut d’information. Pour exemple, la prescription d’un médicament peut ne pas tenir compte d’une allergie enregistrée dans un autre dossier du patient mais n’apparaissant pas dans celui utilisé par le médecin.

C’est une situation malheureusement fréquente dans les établissements de santé ! Il est important de rechercher ces dossiers multiples (« doublons ») appartenant à un même patient pour les fusionner en un seul grâce à des opérations de « rapprochement d’identité ».

Fusions de dossiers

A l’inverse du cas précédent, il peut arriver que 2 patients ayant un certain degré d’homonymie (même nom, même date de naissance…) soient enregistrés par erreur sous un même identifiant et partagent, à tort, un même dossier médical. Le risque est, là encore, de prendre des décisions sur de mauvaises informations (celles qui concernent l’autre patient).

Ce cas n’est pas fréquent mais l’opération de « dé-fusion » peut s’avérer complexe pour réattribuer un dossier propre à chaque patient avec les bonnes informations qui le concernent. L’utilisation des traits étendus et complémentaires prend ici toute son importance !

Au niveau régional

Au niveau régional

L’ARS Nouvelle-Aquitaine mène une politique destinée à assurer la bonne identification des usagers à toutes les étapes de leur prise en charge (cabinets de ville, établissements de santé, structures médico-sociales).

Cela se concrétise notamment par la mise en place :

  • d’outils de référence tels que le référentiel régional de bonne pratique en matière d’identitovigilance et autres documents pratiques (cf. documents à télécharger) ;
  • d’un serveur régional de rapprochement d’identité (SRI) connecté aux différentes structures de santé pour comparer les identités entre elles ;
  • d’un comité de pilotage (COPIL) qui arrête la politique et la stratégie à mettre en œuvre dans la région pour améliorer les pratiques dans le domaine de l’identitovigilance ;
  • d’un comité technique régional d’identitovigilance (COTRIV) chargé de conseiller le COPIL, de définir les outils et de participer au déploiement de la politique régionale ;
  • d’une cellule régionale d’identitovigilance (CRIV), responsable de la gestion des risques lors du rapprochement d’identités au niveau du SRI, en lien avec les structures concernées ;
  • d’actions de communication et de sensibilisation auprès des différents acteurs : professionnels, usagers, éditeurs informatiques…

Dans les structures de santé

Chaque structure de santé doit définir une politique locale d’identitovigilance qui se concrétise, pour les plus importantes, par la formalisation d’une « charte d’identitovigilance » que tout professionnel travaillant pour la structure s’engage à respecter.

Il est important que les usagers de l’établissement connaissent l’existence de cette charte et participent à sa mise en application par les professionnels.