L’autorisation de frais de siège permet à un organisme gestionnaire (OG) de financer, sur les budgets de ses établissements et services, une part des dépenses de direction générale engagées au niveau du siège. Elle est délivrée pour cinq ans, renouvelable, et peut être abrogée si les conditions ayant justifié son octroi cessent d’être remplies.
Lorsqu’un OG arrive au terme de sa période d’autorisation, il doit déposer une demande de renouvellement auprès de l’autorité compétente et transmettre simultanément son dossier aux autres financeurs.
Effets et portée de l’autorisation
L’autorisation de prélèvement de frais de siège social est accordée par l’autorité compétente (financeur majoritaire entre ARS, Département et services déconcentrés de l’Etat) pour une durée de 5 ans.
L’autorisation définit la nature des prestations matérielles et intellectuelles pouvant être répercutées sur les budgets des établissements et services (gouvernance générale, finances, ressources humaines, système d’information, achats, qualité, etc.).
L’autorisation prise par l’ARS Nouvelle-Aquitaine fixe un taux de prélèvement maximal applicable uniformément aux établissements et services.
La prise en charge de frais de siège dans les budgets des ESMS ne vaut pas autorisation. En l’absence d’autorisation valable (initiale ou renouvelée), les autorités de tarification peuvent écarter les dépenses de siège inscrites dans les CA ou ERRD. Par ailleurs, une autorisation peut être abrogée si les conditions ayant justifié son octroi cessent d’être remplies.
Toute évolution substantielle de l’organisation du siège ou du périmètre des fonctions mutualisées doit être signalée à l’autorité compétente, afin d’éviter un refus de prise en charge ou une abrogation de l’autorisation.
Modalités de présentation
Le dossier d’autorisation ou de renouvellement d’autorisation de frais de siège doit être présenté de manière distincte des procédures budgétaires annuelles.
Le dossier comprend :
- Une présentation de l'organisme, notamment son historique, la liste des membres du conseil d'administration et les rapports d'activité des deux précédents exercices ;
- Les statuts de l'organisme gestionnaire ;
- Une présentation des établissements et services relevant ou non du I de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles et de l'article R. 6122-25 (7°) du code de la santé publique ;
- Le document relatif aux règles de délégation prévu au II de l'article R314-88 du code de l'action sociale et des familles et la présentation des procédures de contrôle interne de gestion ;
- Une présentation du siège en distinguant, le cas échéant, les services gérés en commun pour les établissements et services relevant du I de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles et de l'article R. 6122-25 (7°) du code de la santé publique des autres activités du siège social ;
- L'organigramme et la fonction du personnel du siège en distinguant, le cas échéant, les services gérés en commun pour les établissements et services relevant du I de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles et de l'article R. 6122-25 (7°) du code de la santé publique des autres activités du siège social ;
- La présentation des services rendus par le siège social aux établissements et services relevant du I de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles et de l'article R. 6122-25 (7°) du code de la santé publique, en y joignant le tableau qui doit être conforme au modèle figurant à l'annexe 2 du présent arrêté ;
- Pour les nouvelles demandes, le budget prévisionnel présenté en utilisant les documents prévus par l'arrêté du 22 octobre 2003 susvisé, en distinguant, le cas échéant, les services gérés en commun pour les établissements et services relevant du I de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles et de l'article R. 6122-25 (7°) du code de la santé publique des autres activités du siège social ;
- Le cas échéant, le tableau de répartition des charges et des produits communs entre les services gérés en commun pour les établissements et services relevant du I de l'article L. 312-1 du code de l'action sociale et des familles et de l'article R. 6122-25 (7°) du code de la santé publique et les autres services du siège social ;
- Le cas échéant, en application de l'article R. 314-95 du code de l'action sociale et des familles, les règles d'affectation des produits financiers qui sont prévues, notamment la quote-part des produits financiers centralisés qui doit être affectée au financement du siège social ;
- Le bilan et le compte de résultat consolidé de l'organisme gestionnaire ;
- Le bilan financier de l'organisme gestionnaire qui doit être conforme au modèle figurant à l'annexe 3 du présent arrêté et le tableau d'informations financières complémentaires qui doit être conforme au modèle figurant à l'annexe 4 ;
- Les conventions relevant de l'article L. 612-5 du code de commerce et les conventions avec d'autres organismes ;
- La répartition des quotes-parts de frais de siège entre les établissements et services en application de l'article R. 314-92 du code de l'action sociale et des familles.
- L’outil Excel de demande d’autorisation de prélèvement de frais de siège mis à disposition par l’ARS Nouvelle-Aquitaine.
Calendrier : Dépôt et instruction
Une demande d’autorisation peut être déposée à tout moment.
Pour un renouvellement, le dossier doit être transmis au plus tard trois mois avant l’échéance de l’autorisation, et adressé simultanément à l’ensemble des financeurs compétents.
En l’absence de réponse dans un délai de deux mois, la règle du droit administratif général s’applique : l’absence de réponse vaut décision implicite de rejet. Toutefois, l’instruction d’un dossier peut dépasser ce délai lorsqu’il nécessite la consultation de plusieurs autorités de tarification, la production de pièces complémentaires ou des ajustements du dossier.
Cadre réglementaire
Le dispositif est encadré par :
- Arrêté du 10 novembre 2003 fixant les listes des pièces à transmettre dans le cadre d’une demande d’autorisation ou de renouvellement de frais de siège ;
- Arrêté du 23 décembre 2014 modifiant l’arrêté du 10 novembre 2003 ;
- Articles R.314-87 à R.314-94-2 du Code de l’Action Sociale et des Familles.
