Nouvelle-Aquitaine

Un nouvel outil de pilotage dédiés aux établissements médico-sociaux

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Droits des usagers, évolution des attentes des usagers, nouvelles lois, réformes des financements… Le secteur médico-social fait face, depuis plusieurs années, à de nouvelles directives qui modifient en profondeur son organisation. Pour accompagner les équipes médico-sociales dans leur adaptation, un nouvel outil d’aide au pilotage leur est désormais proposé.
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4 questions à Cécile Binet, Hubert Borde, Joëlle Chatenet et Christophe Bories, l’équipe projet en charge du déploiement de cet outil au pôle performance investissement de la Direction de l’offre de soins et de l’autonomie de l’ARS Nouvelle-Aquitaine.

Quel est ce nouvel outil proposé aux établissements du médico-social ?

Photo équipe projet tableau de bord médico-social

Il s’agit d’un tableau de bord mis au point par l’Agence nationale d’appui à la performance (ANAP) pour venir en aide aux structures médico-sociales qui ne sont pas toutes dotées de capacités opérationnelles suffisantes pour faire face aux évolutions du secteur (petites tailles, faibles ressources…).  

C’est un outil qui guide les établissements et services dans leur organisation. Concrètement, ce tableau de bord va leur permettre de suivre leurs prestations d’accompagnement et de soins, leurs ressources humaines et matérielles, leurs finances, leur budget ou encore leurs objectifs qualité. C’est un véritable outil de pilotage.

Le tableau de bord ANAP permet aux structures d’améliorer leur efficience et de définir leurs spécificités et ce dans le cadre d’une perspective d’amélioration continue de la qualité de service rendu. Il fonctionne grâce à des indicateurs utiles aux structures, aux organismes gestionnaires ainsi qu’aux autorités de tarification et de contrôle, dont l’ARS.

Les données de ces tableaux de bord seront-elles mises en commun ?

Oui, c’est un des objectifs ! Les données collectées dans ce tableau de bord sont une base importante d’informations pour faciliter les échanges et ouvrir le dialogue, en interne, au sein de l’ARS et en externe avec les Conseils départementaux.

C’est aussi un outil d’émulation collective.

Il permet à chacun de disposer d’une vue d’ensemble des établissements, de leur positionnement sur le territoire grâce à une restitution annuelle automatisée d’indicateurs. Les établissements peuvent comparer leur mode de fonctionnement sur la base d’indicateurs de référence afin d’améliorer leur efficience interne, de partager des bonnes pratiques et de hiérarchiser leurs actions d’amélioration. Ce parangonnage peut même ouvrir la voie à des stratégies de rapprochement et de collaboration de différentes structures.

Pour résumer, ce nouvel outil a une double utilité : développer une culture de pilotage, de management par la qualité d’une part et faciliter le dialogue de gestion d’autre part.

Les établissements médico-sociaux de Nouvelle-Aquitaine utilisent-ils déjà cet outil ?

Il est déjà très bien utilisé en effet ! On peut se féliciter d’une bonne participation des établissements et services médico-sociaux (ESMS) de la Nouvelle Aquitaine à 80%, et on espère que les dernières structures rejoindront rapidement le groupe en comprenant l’intérêt qu’elles y trouveront.

Taux de participation par département sur les structures de compétences ARS

Graphique taux participation tableau de bord médico-social

Car au-delà d'utiliser cet outil pour suivre et piloter son propre fonctionnement, les établissements et services trouvent un réel intérêt à se positionner par rapport aux autres structures du secteur. Pour les  accompagner dans cette démarche, l’ARS Nouvelle-Aquitaine a lancé un groupe de travail chargé de définir des données de référence régionales en partenariat avec les conseils départementaux et les fédérations représentatives des établissements et services (FHF, NEXEM, FEHAP, SYNERPA*). Ces données de référence sont accessibles par type de structures et pour chaque indicateur, elles simplifient les restitutions du tableau de bord et offrent une vision claire de l’offre médico-sociale de notre région.

* FHF : Fédération hospitalière de FranceNEXEM : organisation professionnelle des employeurs associatifs du médico-social FEHAP : Fédération des établissements hospitaliers et d'aide à la personne privés non lucratifsSYNERPA : Syndicat National des Établissements et Résidences privés pour Personnes Âgées

A quelle fréquence prévoyez-vous des restitutions ?

Chaque année, nous lançons ce qu’on appelle une « campagne », qui laisse le temps aux établissements et services d’alimenter leur tableau de bord, mais aussi de collecter et fiabiliser toutes les données pour produire un rapport en fin de campagne.

Un rapport régional de restitution 2016 sera prochainement publié par l’ARS Nouvelle-Aquitaine sur son site Internet et diffusé à l’ensemble des ESMS. Il sera rédigé sous deux grands axes : le premier, concernera les principales erreurs rencontrées dans une perspective de fiabilisation des données et comment y remédier, et le second, comment utiliser au travers d’exemples, les indicateurs de pilotage interne afin d’accompagner les ESMS pour mieux s’approprier le tableau de bord ANAP. On a d’ailleurs déjà lancé la campagne 2017 et on travaille en parallèle à l’optimisation des indicateurs en concertation avec les professionnels, dans une perspective d’amélioration de la qualité de l’offre médico-sociale de chaque territoire.

Découvrez la restitution de la campagne 2016

Qui peut utiliser le tableau de bord ANAP ?

Le tableau de bord concerne les établissements et services médico-sociaux (ESMS) :

  • 17 catégories d’ESMS financés par l’Assurance maladie ou cofinancés avec le Conseil départemental
  • 3 catégories d’ESMS financés exclusivement par le Conseil départemental : les foyers de vie, les foyers d’hébergement et les SAVS.
Texte : Aurélie Riquelme, Cécile Binet, Hubert Borde, Joëlle Chatenet et Christophe Bories 

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Contact

Contenu

Courriel : ARS-NA-DOSA-TDBESMS-ANAP@ars.sante.fr

Référents :

  • Cécile Binet, responsable du département de la performance des établissements à la Direction de l’offre de soins et de l’autonomie de l’ARS Nouvelle-Aquitaine
  • Hubert Borde, chef de projet du déploiement du tableau de bord ANAP
  • Joëlle Chatenet et Christophe Bories, gestionnaires